מיתוג לאירוע ארגוני – מה באמת צריך?

כנס, יום גיבוש, אירוע עובדים, ערב הוקרה או אירוע השקה – לכל אירוע ארגוני יש מטרה אחרת. 
אבל כמעט תמיד יש דבר אחד משותף: יש הרבה פרטים שצריכים להתחבר יחד. 
הזמנה, לוגו לאירוע, שילוט, מסכים, מצגת, תוכנייה, תגי שם, מתנות... 

אז מה באמת צריך למתג? במה כדאי להשקיע? ועל מה אפשר לוותר? 
התשובה מתחילה דווקא לא ברשימת המוצרים – אלא באירוע עצמו. 

קודם כול – מה מטרת האירוע? 
לפני שמתחילים לעצב, חשוב להבין מה האירוע אמור לעשות. 

האם זה יום כיף שנועד לחבר בין העובדים?
כנס מקצועי שצריך לשדר רצינות ומקצועיות?
אירוע הוקרה שצריך לרגש?
או אולי השקה שבה רוצים ליצור סקרנות והתלהבות? 

גם אם לאותו ארגון יש לוגו וצבעי מותג קבועים, כל אירוע יכול לקבל אופי משלו. 
מיתוג טוב שומר על החיבור לארגון, אבל נותן לאירוע זהות ונוכחות משלו. 

לפני האירוע – מתחילים לבנות ציפייה 

המפגש הראשון עם האירוע קורה בדרך כלל הרבה לפני שהמשתתפים מגיעים. 
זה יכול להתחיל ב־Save the Date, בהזמנה, במודעה פנימית לעובדים או בעמוד הרשמה. 
כבר בשלב הזה כדאי ליצור מראה ברור שילווה את האירוע גם בהמשך.

בהתאם לאירוע אפשר להכין: 
לוגו או כותרת מעוצבת לאירוע • Save the Date • הזמנה • מודעות ופרסומים • תזכורות • חומרים להרשמה 

לא חייבים את הכול. בוחרים לפי סוג האירוע והדרך שבה מתקשרים עם המשתתפים. 

ביום האירוע – המיתוג עובר מהמסך לשטח 
כאן הקונספט מתחיל לקבל נוכחות אמיתית. 
האורחים מגיעים ופוגשים את השפה העיצובית שכבר ראו בהזמנה – אבל עכשיו היא נמצאת בחלל עצמו. 

שלט כניסה • רולאפים • שילוט והכוונה • עמדת קבלה • תגי שם • תוכנייה או לוח זמנים • שילוט למתחמים 

אלה לא רק פריטים יפים. 
שילוט נכון גם עוזר לאנשים להתמצא, להבין לאן להגיע ומה עומד לקרות – ובמקביל נותן לכל האירוע מראה מסודר ומקצועי.

ומה קורה בתוך האולם? 
באירועים ארגוניים, אחד האלמנטים הבולטים ביותר הוא בדרך כלל מה שמופיע מול הקהל. 

מסך מרכזי • מצגת • שקופיות פתיחה וסיום • מסכי מעבר • רקע לבמה • חומרים לדוברים 

אם בכניסה פגשנו עיצוב אחד ועל המסך מופיע פתאום משהו אחר לגמרי, החיבור נשבר. 
לכן כדאי לחשוב גם על החומרים הדיגיטליים כחלק מאותה מעטפת עיצובית – ולא להשאיר אותם לסוף כמשהו נפרד. 

הפרטים שמוסיפים עוד שכבה לאירוע 
אחרי שסגרנו את הדברים המרכזיים, אפשר לחשוב על הפרטים הנוספים שיעשירו את החוויה. 
למשל: 
מיתוג שולחנות • תפריטים • כרטיסים אישיים • עמדות תוכן • קיר צילום • מתנות לעובדים • מארזים • תגיות ומדבקות • חומרים לפעילות או לסדנה 

כאן האפשרויות כמעט אינסופיות. 
אבל המטרה היא לא למתג כל דבר שאפשר – אלא לבחור את הדברים שבאמת תורמים לאירוע.

לא כל אירוע ארגוני צריך אותה רשימה 
יום גיבוש של 40 עובדים לא צריך את אותה מעטפת כמו כנס של מאות משתתפים. 
וגם אירוע גדול לא בהכרח צריך עשרות פריטים. 
לפעמים כמה אלמנטים מרכזיים, שעוצבו נכון וקיבלו נוכחות במקומות הנכונים, יוצרים תוצאה הרבה יותר מרשימה מאוסף גדול של מוצרים שאין ביניהם חיבור. 

לכן אני מעדיפה להתחיל מהשאלה: 
מה האירוע הזה צריך? 
ורק אחר כך להחליט מה מעצבים. 

היתרון במעטפת אחת 
באירוע ארגוני יש מספיק דברים לדאוג להם גם בלי לנסות להבין לבד איזה גודל צריך להיות הרולאפ, מה צריך להופיע על המסך ואילו פריטים חסרים. 
כשכל הצד העיצובי מתוכנן כמכלול, הרבה יותר קל לשמור על סדר ועל אחידות. 
מתחילים מהקונספט, בונים את הפריטים המרכזיים, ומשם מתאימים את אותה שפה לכל המקומות שבהם היא נדרשת. 
כך ההזמנה, השילוט, המצגת, המסכים והפרטים בשטח לא מרגישים כמו משימות נפרדות – אלא כמו אירוע אחד.

ובסוף, זה בדיוק מה שהמשתתפים מרגישים 
הם אולי לא ידעו לומר מה בדיוק גרם לזה. 
אבל הם ירגישו שהאירוע נראה מקצועי, מושקע ומתוכנן עד הפרטים הקטנים. 

וזה מבחינתי מיתוג מוצלח לאירוע ארגוני: 
עיצוב שלא רק נראה טוב – אלא מחבר את כל חלקי האירוע לחוויה אחת שלמה.